Concepto
"La gestión documental es el conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados con carácter transversal a lo largo del ciclo vital de los documentos, para garantizar el acceso y uso de los mismos, así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía".
(artículo 53 de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía)
Elementos
Sistema de clasificación de los documentos
La clasificación es la acción de identificar y agrupar los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: el cuadro de clasificación.
El cuadro de clasificación de documentos de la Universidad de Córdoba ha sido aprobado por la Comisión de Documentos y Archivos en sesión de 28 de noviembre de 2012.
Sistema de conservación y eliminación de los documentos
Procedimiento por el que se estudian los documentos para determinar sus valores primarios y secundarios, sobre los que se establecen las tablas de valoración. En las tablas de valoración se determinan los plazos de conservación y de transferencia de los documentos y el régimen de acceso a los mismos.
El instrumento del sistema de conservación y eliminación es el calendario de conservación y eliminación de documentos.
En los archivos de gestión se generan y custodian documentos. Algunos de estos documento se pueden eliminar antes de transferirlos al Archivo General. Eliminación de documentos en los archivos de gestión.
Sistema de descripción de los documentos
Procedimiento por el que se elaboran los instrumentos que permiten el acceso a los documentos y a la información que contienen. Un instrumento de descripción en el que nos basamos es la Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados del Ministerio de Cultura. Puntos de acceso de personas del Ministerio de Cultura.